転職面接の日程が合わない…不採用回避の裏ワザ7選【忙しい人必見】

在職中の転職活動では、

という経験を持つ方も
多いのではないでしょうか。

しかし、それは決して
“能力不足”ではありません。

この記事では、

✅ よくある失敗例と不採用の原因
✅ 忙しい人でもできる日程調整の裏ワザ7選
✅ 企業に好印象を与えるメール例文・マナー
✅ エージェントを使った“時短対応法”

まで、完全ガイドで解説します。

転職面接の日程が合わない時によくある悩みとNG対応

「候補日が合わない」
「連絡が遅れた」
「断り方がわからない」

そんな対応ミスが、
不採用に直結することもあります。

面接日程が合わない理由とは？在職中・企業側それぞれの事情

面接日程がなかなか合わないのは、

単に「予定が合わない」だけではなく、

お互いのスケジュール構造や
事情の違いが原因にあります。

ここでは、

在職中の応募者と企業側、
双方の立場から整理してみましょう。

 在職中の応募者に多い事情

在職中の転職活動は、
時間の制約が最も大きな壁です。

勤務時間やシフトの関係で、

平日の日中に面接へ行けない
という人が多く見られます。

代表的なケースとしては：

状況	具体例
業務の繁忙期	決算・納期前などで休みが取りにくい
シフト制勤務	勤務時間が流動的で、先の予定を立てづらい
家庭・育児	保育園送迎や、家族行事と重なる
長距離通勤	移動時間が長く、平日夕方以降の面接が難しい

これらの事情により、

「日程を調整したくてもできない」
「複数候補を出せない」

などのジレンマが生じます。

特に製造業・
販売職・
サービス職など

シフト制の方は、

面接時間の確保が
課題になりやすい傾向です。

 企業側（採用担当者）の事情

一方で、

企業側にもスケジュール調整が
難しい理由があります。

採用担当者は通常業務と
並行して選考を進めており、

複数の候補者を同時に
面接スケジュールに組み込む

必要があります。

主な理由は次の通りです。

状況	具体例
面接官の予定が詰まっている	管理職・役員などが面接官を務めており、 空きが少ない
採用スケジュールの短期化	早期に内定者を決めたい企業が多く、 面接調整に余裕がない
複数候補者の調整	応募が多く、 「日程が合う人から先に面接」 が進みやすい
採用チームの少人数化	人事担当が1〜2名で、 全ての候補者対応を 一括で行っている

そのため、

早く返信をした人から
優先的に日程が確定する

ケースも多いのです。

 まとめ：すれ違いは「能力の問題」ではなく“タイミング”

面接日程が合わないのは、

「能力が低いから」ではなく、

双方のタイミングが
噛み合っていないだけ

のことがほとんどです。

だからこそ、

柔軟に対応できる姿勢や迅速な連絡が、

・在職中は平日夜・土日面接を
相談してみる
・企業側も候補者多数で調整中という
前提を理解する
・返信スピードが選考の進みやすさを
左右する

 データで見る現実
キャリアバイブルの調査によると、
在職中に転職活動を行った人の

約44.8％が
「活動中に大変だった」と
回答しており、

その中でも
「面接日程が組みづらかった」
という声が多数を占めています

（PR TIMES調査・2024年発表）。
出典：キャリアバイブル

ただし、
「日程が合わずに不採用となった
割合」を

示す公的データは
公表されていません。

そのため、
「日程調整が難しい＝
不採用リスクが高まる」

傾向として理解しておくと
良いでしょう。

日程調整を誤ると不採用につながる？企業の評価ポイント

面接日程のやり取りは、

単なる事務連絡ではなく、

企業が応募者の人柄や
社会人マナーを

見極める
重要なプロセスです。

多くの採用担当者は

「メールや電話での対応スピード」
「言葉遣い」
「柔軟性」から、

応募者の印象を判断しています。

採用担当者が見ている3つの評価ポイント

企業が
面接日程の調整時に
チェックしている

主なポイントは、
以下の3つです。

評価項目	担当者が感じ取る印象	具体的な判断基準
① 返信のスピード	仕事への意欲・レスポンス力	24時間以内の返信が理想
② 柔軟な対応姿勢	協調性・ビジネスマナー	代替案を提示できるか
③ 言葉遣いと誠実さ	コミュニケーション力	丁寧な文面・謝罪・お礼の一言

採用担当者は、

特に返信が遅かったり、
自己都合のみを強調した対応は、

意欲不足と見なされるリスクが高まります。

日程調整ミスが“印象ダウン”につながる理由【採用担当者の本音をデータで解説】

面接の日程調整は、

一見ただの
事務連絡のように見えますが、

採用担当者はこのやり取りを通して

応募者の

「誠実さ」
「段取り力」
「意欲の高さ」

を見ています。

実際、採用の現場では

「日程調整のスピードと丁寧さ」

が印象を左右する、
大きな要因となっています。

 採用現場が重視する
“対応スピード”のデータ

エン・ジャパンの
「中途採用における
選考辞退実態調査」では、

企業の

87％が
「書類通過者への連絡を早くする」、

73％が
「面接日程を複数提示し、
応募者が選べるようにする」

と回答しています。

これは
「連絡の速さ」や
「柔軟な日程調整」が

応募者からの信頼につながると、

多くの企業が感じていることを示しています。
（出典：エン・ジャパン 調査PDF）

■ 8割近くの企業が
“遅い対応”で辞退された経験あり

マンパワーグループの調査でも、

8割弱の企業が

「内定までのリードタイムが原因で
応募者に辞退された経験がある」

と回答しています。

つまり、

「返信が遅れる」
「候補日が少ない」

などの小さな遅れが、

採用機会の損失＝印象ダウン
につながっているのです。
（出典：マンパワーグループ調査）

 採用担当者は“誠実さ”を見ている

トラコムの採用ノウハウ記事でも、

「応募者対応はスピードが命。

1分でも早く
候補日を伝えることが

面接率アップのカギ」

と指摘されています。

返信の早さはそのまま

「誠実さ」と
「意欲」の表れとして

評価されているのです。
（出典：トラコム 採用コラム）

 まとめ：スピード＋丁寧さ＝信頼

採用担当者は

“完璧なスケジュール”よりも、

「迅速かつ丁寧な対応」

を評価しています。

行動	評価される理由
返信は24時間以内	スピード＝意欲の高さを伝える
候補日を3つ以上提示	柔軟性・段取り力を印象づける
「ご多忙のところ恐縮ですが」を添える	誠実で丁寧な印象を与える

スピードと
気遣いの一言が、

“内定に一歩近づく鍵”

になるのです。

まとめ：小さな連絡が“合否の分かれ道”になる

日程調整は、

採用担当者にとってあなたの

「仕事の姿勢」を
映す鏡のようなものです。

ほんの少しの気配りと
スピードで、

印象は大きく変わります。

「忙しいから仕方ない」と
あきらめず、

“誠実さ
＋柔軟さ
＋迅速な対応”を意識することが、

結果的に不採用を回避する近道です。

不採用を回避！面接日程が合わない時の対応・調整テクニック7選

① 候補日は最低3つ提示！柔軟さが伝わる提案を

企業は複数候補者を同時に
面接調整しています。

そのため、

「候補日を1つだけ出す」と

スケジュールが合わず、

先に他の候補者の面接が
決まってしまうことも。

柔軟性を示すには、

平日・土日・時間帯を分けた
3つ以上の候補を

提示するのが理想です。

例文：

件名：【面接日程のご相談】
〇〇（氏名）です。

お世話になっております。

応募者の〇〇です。

ご指定いただいた日程が難しいため、

以下の日時はいかがでしょうか。

・11月6日（水）19:00以降
・11月7日（木）10:00〜12:00
・11月9日（土）「午前中」

ご多忙のところ恐縮ですが、
ご検討のほどよろしくお願いいたします。

〇〇 〇〇（氏名）
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx＠xxxx.com

候補日は3つ以上／
曜日・時間帯を分散／
丁寧な言葉で依頼。

② 返信は24時間以内！スピードが印象を左右する

もし即日返信が難しい場合でも、

「ご連絡ありがとうございます。

明日午前中までに
日程を調整して
ご返信いたします。」と

“受領の一報”を入れるだけで、

誠実な印象を与えられます。

・24時間以内に返信
・すぐ返信できない場合は
一報を入れる
・自動返信メールでも可
（簡潔でOK）

③ 「忙しい」より「業務都合」で伝える

「忙しくて…」

という表現は、

印象を悪くする可能性があります。

ビジネス上では、

理由を客観的・
柔らかく伝えるのが

基本です。

良い例

「業務の都合により、
当日は難しくなりました。」

「可能であれば
別日での調整を

お願いできますでしょうか。」

「忙しい」より
「業務都合」

「無理です」より
「再調整を
お願いできますか」

など前向き表現に。

忙しい在職者に特化したサポートなら

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④ 急な変更やキャンセルは“即連絡＋代替案”

体調不良や
急な業務で面接が

難しくなったとき、

📞 電話＋メール両方がベスト。

メールのみは印象が弱くなります。

例文
「本日、急な業務のため

面接に伺うことが
難しくなりました。

ご迷惑をおかけし
申し訳ありません。

可能であれば、
○日または○日に

再調整を
お願いできますと幸いです。」

・当日は必ず電話連絡
・代替日を提示
・後からフォローメールで
謝意を伝える

 結論：返信スピードは“選考を前に進める力”

返信を早くするだけで、

・面接が早く確定しやすくなる
・「誠実で意欲的な人」
という印象を与える
・他候補より先に選考が進む

といった効果があります。

在職中で忙しい方ほど、

完璧な文章よりも
「早く返信する姿勢」を
優先しましょう。

返信は24時間以内が理想。

多少の誤字よりも
“即レス”の誠実さが
評価されます。

⑤ 一度辞退しても“誠実な再応募”でチャンスあり

そんなときは、

正直に理由を伝えて再応募すれば、

印象が悪くなることはありません。

再応募時の例文
「以前は業務の都合で
面接を辞退しましたが、

改めて御社に
応募させていただきたく、

ご連絡いたしました。」

・辞退理由を率直に伝える
・再応募時は“前向きな姿勢”を強調
・3〜6か月空けると受け入れられやすい

⑥ 最終面接が合わない時は“代替案＋入社意欲”を添える

最終面接の日程調整は、
企業側も柔軟に動きにくいもの。

そのため、

「どうしても参加したい」
という意欲を明確に伝える

ことが大切です。

例文
「最終面接の機会をいただき
ありがとうございます。

ご提示いただいた
日時が難しいため、

○日または○日で
調整可能です。

どうしても直接
お話ししたく、

ご検討いただけますと
幸いです。」

・“どうしても参加したい”の
一文を入れる
・入社意欲を具体的に示す
（例：「貴社の〇〇事業に
強く関心があります」）

⑦ 転職エージェントに“日程調整を任せる”のが最強

在職中の方にとって、
最も確実で効率的な方法が

転職エージェントの利用です。

エージェントがあなたに代わって
企業と日程調整を行い、

辞退や再調整もフォローしてくれます。

エージェント名	特徴	向いている人	サポート内容
UZUZ（ウズウズ）	夜間・土日面接OK／ 20代特化	在職中の若手	日程調整＋面接対策
ピタテン	未経験歓迎9割／ LINE対応	忙しい初転職者	柔軟なスケジュール対応
キャリアボル エージェント	書類・面接対策＋ 代行調整	30〜40代	製造・事務系に強い

「在職中で時間が合わない」と感じたら、

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まとめ：日程が合わない＝不採用ではない！

「日程が合わない」

と悩むのは、

決してあなただけではありません。

多くの転職希望者が
同じ壁にぶつかっています。

転職活動で心が折れそう…メンタルがやられた時の対処法と立て直し方

面接日程が合わない時の連絡テンプレート集【そのまま使える例文付き】

面接日程の連絡は、

スピード・
誠意・
丁寧さが鍵です。

たとえ予定が合わなくても、

誠実に対応すれば
印象を損なうことはありません。

ここでは、

実際のやり取りで
そのまま使えるテンプレートを、

ケース別に紹介します。

① 面接日程の調整を依頼する時（候補日提示パターン）

日程が合わない場合は、

「お礼 →
理由 →
候補日 →
お願い」の順で

伝えるのが基本です。

メール例文
件名：【面接日程のご相談】（氏名）

○○株式会社 採用ご担当者様

お世話になっております。
応募者の○○と申します。

この度は面接日程の
ご案内をいただき、

誠にありがとうございます。

恐縮ですが、

ご提示いただいた日時が
業務の都合で難しいため、

以下の候補日で
ご調整いただくことは
可能でしょうか。

・11月12日（火）18:00以降
・11月13日（水）10:00〜12:00
・11月15日（金）17:00以降

ご多忙のところ恐れ入りますが、

ご検討のほどよろしく
お願いいたします。

──────────────────
氏名：○○ ○○
電話：090-XXXX-XXXX
メール：XXXX @gmail.com
──────────────────

・件名は簡潔に「面接日程のご相談」
・冒頭で「お礼＋理由」を伝える
・候補日は3つ以上提示
・署名欄を必ず記載（電話フォロー用）

② 急な体調不良・業務変更などで当日変更する場合

体調不良や急なトラブル時は、

まず電話で連絡 →
その後にメールでフォローが理想です。

誠実な謝罪と再調整の意思を
伝えましょう。

電話での伝え方例
「お世話になっております。
○○と申します。

本日○時に面接を
予定しておりましたが、

体調不良（または業務の都合）により、

参加が難しい状況です。

ご迷惑をおかけして
申し訳ありません。

改めて日程を
再調整いただくことは

可能でしょうか？」

フォローメール例文
件名：【面接日程変更のお願い】
（氏名）

○○株式会社
採用ご担当者様

本日、急な体調不良のため
面接に伺うことができず、

ご迷惑をおかけし
誠に申し訳ございません。

体調が回復次第、

改めて日程を
ご相談させていただけますと
幸いです。

何卒よろしく
お願いいたします。

──────────────────
氏名：○○ ○○
電話：090-XXXX-XXXX
──────────────────

フォローメール例文
件名：【面接日程のご相談】（氏名）

○○株式会社 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇と申します。

ご提示いただいた日時が
業務都合で難しいため、

下記いずれかでご調整
いただけますでしょうか。

・11月11日（月）19:00以降
・11月12日（火）10:00〜12:00
・11月13日（水）終日可

ご多忙のところ恐縮ですが、
よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――
〇〇 〇〇（氏名）
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxxx@xxxx.com
――――――――――――――――

③ 再調整・辞退を連絡する場合

再調整・辞退いずれの場合も、

感謝とお詫びを
きちんと伝えることが大切です。

誠意のある文面で
締めくくることで、

印象が大きく変わります。

再調整の例文
件名：【面接日程再調整のお願い】
（氏名）

○○株式会社 採用ご担当者様

お世話になっております。
○○と申します。

業務の都合により、

先日ご調整いただいた
面接日時に参加が
難しくなりました。

ご迷惑をおかけし
誠に申し訳ございません。

以下の日程で

再調整いただくことは
可能でしょうか。

・11月18日（月）17:00以降
・11月19日（火）午前中
・11月20日（水）終日可

何卒よろしくお願いいたします。

辞退の例文
件名：【面接辞退のご連絡】（氏名）

○○株式会社 採用ご担当者様

お世話になっております。
○○と申します。

この度は面接の機会をいただき、
誠にありがとうございました。

誠に恐縮ではございますが、

諸事情により
今回の選考を
辞退させていただきたく
存じます。

貴重なお時間を
割いていただいたにも関わらず、

ご迷惑をおかけし
申し訳ございません。

貴社の今後のご発展を
心よりお祈り申し上げます。

・再調整は
「迷惑＋お詫び＋候補日」
セットで伝える

・辞退時は

「感謝＋謝罪＋
今後の発展を祈る」

で締める

・ビジネスメールの基本マナー
を崩さない

④ 電話でのやり取りの基本マナー（Q&A形式）

質問	回答
Q. 担当者が不在だった場合は？	折り返しをお願いし、メールでフォローを送る。
Q. 緊張してうまく話せない時は？	事前に話す内容をメモしておくと安心。
Q. 電話をかけるタイミングは？	始業直後や終業間際を避け、10〜17時が理想。
Q. 同じ内容を何度も伝えるのは失礼？	丁寧に言葉を変えて、伝えれば問題なし。 誠実さが伝わる。

補足
電話の後は必ずメールで

「本日はお電話
ありがとうございました」

とフォローを。

これだけで印象が
大きくアップします。

💬 まとめ｜連絡対応こそ“印象を変えるチャンス”

面接日程が合わない時の対応は、
単なるスケジュール調整ではなく、

「あなたの誠実さ」や
「ビジネススキル」を
伝えるチャンスです。

✅ メール・電話は24時間以内に返信
✅ 理由は簡潔に・候補日は3つ以上
✅ 感謝とお詫びをセットで伝える
✅ フォロー連絡を忘れない

これらを徹底するだけで、
他の応募者よりも信頼され、

結果的に

“不採用を回避”できる

確率が高まります。

「面接日程調整で不安や悩みを減らす支援ツール・サービス活用法」

「日程調整の連絡が苦手」

「仕事が忙しくて
返信が遅れる」

「誤解されて
不採用になったらどうしよう」

そんな不安を感じている方は
少なくありません。

実は、こうした悩みを

テクノロジーと
サポートサービスで

“丸ごと解決”する方法が
あります。

ここでは、忙しい人ほど使うべき
転職支援ツール・サービスを紹介します。

① 転職エージェントに任せて「面接調整の手間ゼロ」に

在職中の方に
最もおすすめなのが、

転職エージェントの
スケジュール代行サービスです。

あなたの代わりに

企業と面接日時を調整し、

辞退や変更の連絡まで
代行してくれます。

サービス名	特徴	向いている人	サポート内容
UZUZ（ウズウズ）	20代・第二新卒特化。夜間・土日面接OK	在職中で平日動けない人	面接調整・日程リマインド・面接対策
ピタテン	未経験歓迎求人9割／柔軟な日程調整が強み	初めての転職／連絡が苦手な人	LINEで日程調整／企業連絡代行
キャリアボルエージェント	30〜40代向け／製造・事務・営業に強い	多忙な社会人・管理職	企業交渉力・日程調整の完全代行

・企業とのやり取りは
すべて担当者が代行
・面接直前のリマインド連絡も
自動通知
・返信忘れ・遅れによる
不採用リスクをゼロに

「面接調整が苦手」
「日程が合わない」

をプロがすべて代行。

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転職エージェントはこちら」👇

② スケジュール管理アプリで「見える化」する

複数企業に応募している場合、
面接日が重複することもあります。

そんな時は、

スケジュール管理アプリを
活用して混乱を防ぎましょう。

📱 おすすめツール

アプリ名	特徴	使い方のコツ
Googleカレンダー	通知機能・共有が便利	面接日時を色分けして登録
Notion	メモ＋日程＋チェックリスト 一体型	「応募企業別ページ」を作成
Todoist	期日管理に強い	「面接準備」タスクを追加

・通知設定で
「前日・1時間前」に
リマインド
・面接前に
「持ち物チェック」も登録
・企業別にフォルダを
分けて混乱防止

③ 面接前の不安を減らす「メンタルケア・相談サービス」

という人も少なくありません。

そんなときは、

メンタルケアや
キャリア相談サービスを

併用しましょう。

サービス	特徴	利用例
キャリアカウンセリング（doda）	無料キャリアカウンセリング	面接前に不安を整理
UZUZメンタルケア面談	若手向けメンタルフォロー	不安や悩みに合わせた面談

面接日程が合わないと
感じる背景には、

「焦り」
「自己否定」
「疲れ」が

隠れていることも。

一度立ち止まって
整理するだけで、

次の面接成功率が上がります。

まとめ｜ツールを使えば「日程調整ストレス」はゼロにできる

転職活動で

「面接日程が合わない」と
悩むのは、

珍しいことではありません。

しかし、今は

ツールと
サービスを組み合わせれば、

調整ストレスを
限りなく減らすことができます。

転職エージェントは複数利用すべき？メリット・注意点・選び方を徹底解説

まとめ｜日程が合わない＝不採用ではない！

面接日程が

合わないだけで
不採用になるケースは少なく、

対応の仕方次第で
結果は変わります。

✅ 候補日を3つ以上提示
✅ 返信は24時間以内
✅ 誠実かつ柔軟な対応
✅ エージェント活用で時間を節約

これらを意識するだけで、
採用率が大きく上がります。

「忙しいから仕方ない」ではなく、

仕組みで解決しましょう。

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よくある質問Q&A

面接日程がどうしても合わない時は？

候補日を3つ以上提示し、
企業都合を優先して相談しましょう。

エージェント経由なら
印象を損なわず再調整可能です。

返信が遅れたら不採用になりますか？

遅延はマイナス評価に
なりやすいため、

24時間以内の返信を
意識しましょう。

再応募はできる？

多くの企業で

3〜6か月後の再応募が
可能です。

前回辞退理由を正直に
伝えると好印象です。